7 tijdrovende taken die geautomatiseerd kunnen worden

12 april 2018

Wanneer je een bedrijf runt, in het bijzonder een midden- of kleinbedrijf, ben je vaak aan het balanceren om alles soepel te laten verlopen. Naast je dagelijkse werkzaamheden kunnen de kleine administratieve taken een hoop tijd innemen. Tijd is geld en het is dus zonde om een groot deel van je dag kwijt zijn aan taken die net zo makkelijk geautomatiseerd kunnen worden.

Gebruik maken van technologie kan je to-do-lijst aanzienlijk korter maken, zodat jij je kunt richten op de belangrijkere uitdagingen die jouw onderneming met zich meebrengt. In dit artikel komen zeven tijdrovende taken aan bod die geautomatiseerd kunnen worden door gebruik te maken van verschillende internettools.   

Sociale netwerken

Je aanwezigheid op social media vergroten zodat je zichtbaar blijft voor volgers kan een hoop tijd in beslag nemen. Tenzij je een gespecialiseerd social mediateam hebt, slokken de eindeloze posts, foto's en verrijkende content snel waardevolle minuten op en hebben ze constante aandacht nodig.

Met tools zoals Hootsuite, Buffer en AgoraPulse kun je jouw social mediaposts van tevoren plannen en automatiseren, zonder dat het nodig is om elke paar uur handmatig te updaten. Tweetdeck is net als Hootsuite een tool die ervoor zorgt dat je meerdere social media-accounts kunt synchroniseren en dat je ze allemaal kunt zien in één handige interface.

Er zijn ook tools die analyseren hoe goed je posts het doen, hoeveel mensen je aanspreekt en waar je publiek zich bevindt.

Klantondersteuning en dataverzameling

Klantondersteuning is net als social media erg belangrijk. Het laat zien dat je betrouwbaar bent, openstaat voor feedback en het houdt je in contact met degenen waar je de meeste waarde aan hecht. Maar het kan een behoorlijke tijdrovende taak zijn.

Tools zoals Freshdesk automatiseren klantfeedback en -ondersteuning en gebruiken een ticketingsysteem zodat je niet ondergesneeuwd raakt door e-mails die beantwoord moeten worden. Overweeg daarnaast een helpdesksysteem binnen je klantenserviceteam. Hiermee kun je e-mails doorsturen naar mensen die met hun kennis de vragen sneller en beter kunnen beantwoorden.

Daarnaast kun je in plaats van tijd besteden aan onderzoek naar je klanten ook online formulieren gebruiken om data over hen te verzamelen. Zet deze op je website en pas de vragen zo aan dat ze je helpen je klanten beter te begrijpen.  

Facturen opstellen

Ervoor zorgen dat alles in de boeken staat, is noodzakelijk, maar het handmatig invoeren van alle data kost een hoop tijd. Tools en services zoals Outright en Freshbooks slaan onder andere bonnen en betalingsinformatie op. Services als QuickBooks zijn iets robuuster en bieden real-time betaalstatussen, zodat je weet wanneer facturen zijn betaald. Verschillende valuta kunnen worden verwerkt.

Rekeningen betalen

Het is de moeite waard om een service op te zetten waarmee je de betaling van facturen kunt stroomlijnen. Platforms zoals Bill.com laten je al je betalingen op één handige plek beheren, dit betekent weer een zorg minder.

Omdat ze geïntegreerd zijn met je bank (die wellicht vergelijkbare services kan bieden), is het saaie handmatige invoeren van facturen niet meer nodig.

Proeflezen 

Als je jouw bedrijf een goede en professionele uitstraling wilt geven, maken goede grammatica en spelling het verschil. Maar we kunnen niet allemaal wandelende woordenboeken zijn. Je kunt je op dit moment misschien geen gespecialiseerde copywriter of proeflezer veroorloven, maar gelukkig bestaat er online grammatica- en spellingscontrole, zoals spelling.nu en languagetool.org, die je kan helpen om grammaticafouten, onjuiste spelling en slecht vocabulaire te corrigeren.

E-mailmarketing

Net als klantondersteuning is e-mailmarketing onmisbaar als het gaat om het onderhouden van die uiterst belangrijke relaties met je klanten. Hoewel je vast al beschikt over alle e-mailvoorkeuren van je klanten, heeft het automatiseren van je e-mailmarketingcampagnes verschillende voordelen ten opzichte van het handmatig verzenden van e-mails naar iedereen die in je contactlijst staat.

Naast het leveren van templates die onmiddellijk tijd besparen, bieden veel e-mailautomatiseringsservices zoals MailChimp je analyses waardoor je klikfrequenties, mensen die zich hebben afgemeld en mensen die op je e-mails hebben gereageerd kunt bijhouden. 

Computer-back-ups 

Iets dat iedereen vast weleens heeft verwaarloosd, want het is verleidelijk om het maken van een back-up van je computer steeds maar weer uit te stellen. Maar als je ontdekt dat je een belangrijk bestand kwijt bent of dat een deel van je gegevens op onverklaarbare wijze is beschadigd, zou je willen dat je het eerder had gedaan.

Als je automatisch back-ups gaat plannen met tools als Carbonite vergeet je het nooit meer vergeten. Al je bestanden en data zullen veilig zijn en het zal ervoor zorgen dat je je zonder onderbrekingen kunt richten op andere taken. Mocht er onverwachts iets gebeuren, dan ben je blij dat je dit goed geregeld hebt!.   


Vond je het leuk om dit artikel te lezen? Vergeet dan niet om de rest van de Gazprom Energy blogs en nieuwsberichten te bekijken. Om meer te weten te komen over ons aanbod in zakelijke energie kun je daarnaast een bezoek brengen aan onze 
homepage of ons bellen op 0800-4297766.

De visies, meningen en standpunten die in dit artikel zijn opgenomen zijn enkel die van onze externe content-providers en vertegenwoordigen niet die van Gazprom Energy. De juistheid, compleetheid en geldigheid van uitingen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. Gazprom Energy stelt zich niet aansprakelijk voor fouten, weglatingen of representaties.



Dit vind je misschien ook interessant….