7 tips en tactieken die ervoor zorgen dat jouw facturen tijdig worden betaald

16 november 2018

Het is van essentieel belang dat je klanten tijdig betalen en jij moet hen- zonder dat het veel tijd en middelen kost- daarin aanmoedigen, om een gezonde geldstroom te waarborgen. Een slecht financieel beleid staat groei bij kleine en middelgrote ondernemingen in de weg. Volgens de Working Capital Outlook enquête, eerder dit jaar uitgevoerd door C2FO, geeft tweederde van wereldwijde kleine en middelgrote ondernemingen aan dat er een verhoogde liquiditeit moet zijn.

Van afspraken omtrent jouw voorwaarden tot het automatiseren van het factureringsproces;  deze bewezen tactieken kunnen worden geïmplementeerd om de financiële gezondheid van je bedrijf te beschermen. 

1. Maak van tevoren duidelijke afspraken over de betaalvoorwaarden

Duidelijke betaalvoorwaarden zijn de sleutel tot een positief kasstroomsaldo. Weten hoe en wanneer je wordt betaald, zorgt ervoor dat jij je werk kunt organiseren en de groei en ontwikkeling van je bedrijf kunt managen.

Jouw betaalvoorwaarden moeten van tevoren met elke nieuwe klant worden overeengekomen. Klanten zullen op tijd betalen als ze weten hoeveel zij moeten betalen en wanneer. Afhankelijk van je bedrijf kunnen jouw voorwaarden ook details omvatten zoals een aanbetaling of een gespreide betalingsstructuur. Het overeenkomen van dit soort voorwaarden geeft beide partijen de kans om allerlei zaken te bespreken nog voordat het werk begint.  

Je kunt je eigen betaalvoorwaarden opstellen, maar soms zul je zien dat jouw klant andere ideeën heeft. Betaalvoorwaarden kunnen per bedrijf sterk verschillen, afhankelijk van de grootte en het soort bedrijf. Kleine ondernemingen en eenmanszaken zullen meteen betalen en betaald willen worden, terwijl grotere bedrijven een betalingstermijn van 30 dagen of langer hanteren.

Zorg ervoor dat je je bewust bent van de voorwaarden van je klant en dat je er ofwel mee akkoord gaat of nieuwe voorwaarden wilt bespreken voordat je aan de slag gaat. Als je eenmaal betaalvoorwaarden overeen bent gekomen zorg dan dat deze duidelijk op elke factuur worden vermeld.

2. Gebruik automatische waarschuwingen en herinneringen

Achter late betalingen aan zitten heeft niet alleen een negatief effect op je geldstroom, maar het komt ook je productiviteit niet ten goede. Het automatiseren van dit hele proces is vooral nuttig als je een eenmanszaak of een kleine onderneming bent zonder een aparte financiële afdeling.

‘In de cloud’ accountant programma’s zoals QuickBooks en FreshBooks zijn het afgelopen decennium erg populair geworden onder kleine en middelgrote ondernemingen. Het managen van je accounts door op cloud-gebaseerde software te gebruiken biedt meer flexibiliteit met een veilige toegang tot jouw zakelijke accounts; overal en vanaf elk apparaat. 

Deze pakketten zijn ontwikkeld met de druk bezette, kleine ondernemer in gedachten; ze zijn praktisch ontworpen en makkelijk in gebruik. Hierdoor zijn ze over het algemeen heel makkelijk te integreren in jouw bedrijf en bieden ze verschillende nuttige kenmerken zoals:

  • Het genereren en versturen van elektronische of papieren facturen
  • Het versturen van geautomatiseerde email herinneringen met een van tevoren vastgestelde interval
  • Het automatisch verrekenen van een boete bij te late betaling
  • Het personaliseren van je berichten naar elke klant

Je kunt ervoor kiezen om je klanten ervan op de hoogte te stellen als er een nieuwe factuur wordt aangemaakt en je kunt dit opvolgen met een e-mailherinnering en een automatische waarschuwing als een betaling te laat is.

Bij het runnen van een kleine onderneming is het vaak zo dat je persoonlijk contact hebt met je klanten – en dit is ook heel belangrijk- maar kan het ook ongemakkelijk maken om onbetaalde facturen te bespreken. Door het gebruik van een geautomatiseerd proces voor late betalingen kun je toch een professionele afstand bewaren en de band met je klanten positief houden.

 

3. Beloon tijdige betalingen

Door tijdige betalers korting te bieden kun je ervoor zorgen dat facturen op tijd worden betaald. Niemand betaalt graag meer dan nodig is, en er zijn maar weinig mensen die een goede aanbieding kunnen weerstaan.

Jouw bedrijf kan bijvoorbeeld 10% korting bieden op facturen die direct betaald worden. Facturen die binnen de afgesproken betalingstermijn (zoals bijvoorbeeld binnen 30 dagen) worden betaald, blijven uiteraard zoals ze zijn.

Te late betalingen worden beboet en de korting wordt dan vervangen door bijkomende kosten, zoals het toevoegen van een klein percentage van het oorspronkelijke bedrag. Kortingen bij snelle betaling geven late betalers een financiële reden om hun facturen tijdig te betalen. Deze tactiek helpt je een onderscheid te maken tussen ongeorganiseerde betalers en de betalers zonder goede cash-flow (de laatste kun je beter vermijden).

4. Pak de telefoon

Stel,  de telefoon blijft maar overgaan, en jouw e-mail postvak zit bomvol berichten; aan welke besteed je dan als eerste aandacht?

Sommige bedrijfseigenaren geven nu eenmaal geen prioriteit aan e-mail correspondentie. Sterker nog,  kleine ondernemers geven zelfs toe dat ze e-mails negeren. In deze gevallen is het veel effectiever om iemand te bellen. Een beleefde herinnering of een vriendelijk vervolggesprek kunnen al genoeg zijn om debiteuren aan te moedigen om te betalen. 

Doe je best om je klanten te helpen extra kosten te vermijden; dit zal je professionele band alleen maar ten goede komen. Als je geen reactie krijgt op een e-mailherinnering, bel dan op voordat boetes zich opstapelen- dit kan al genoeg zijn om het probleem op te lossen.

5. Weet wie je contact persoon is

Soms gaan facturen verloren of worden ze over het hoofd gezien en soms belanden ze simpelweg niet bij de juiste afdeling. Als je voornamelijk met kleine ondernemingen en eenmanszaken werkt, heb je hoogst waarschijnlijk maar één contactpersoon voor het hele project. Maar als je met grotere bedrijven werkt, komt het vaak voor dat je een contactpersoon hebt voor het project zelf en een ander contactpersoon voor de betaling.

De facturen naar de juiste persoon sturen en weten bij wie je terecht kunt bij te late betaling, zal ervoor zorgen dat de facturen efficiënt worden behandeld en dat er geen ruimte is voor misverstanden. Voordat je bepaalde voorwaarden overeenkomt met een nieuwe klant moet je ervoor zorgen dat je weet wie jouw contactpersoon is voor wat betreft de facturen en betalingen.

6. Zorg voor een inkoopnummer

Hoewel veel kleine ondernemingen er de moeite niet voor nemen, worden inkoopnummers zeker nog gebruikt door zowel grote als kleine bedrijven.

Een inkoopnummer bevestigt dat de geboden producten en diensten op de juiste wijze zijn geautoriseerd en dat de betaling is goed gekeurd.  Het is tevens jouw bewijs dat een bestelling is geplaatst. Het gebruik van een correct inkoopnummer is essentieel als je wilt dat je facturen op efficiënte wijze worden verwerkt. Controleer daarom altijd of je een inkoopnummer nodig hebt voordat je met een klant in zee gaat. Anders wordt je misschien niet betaald.

7. Moedig het gebruik van periodieke facturatie aan

Periodieke facturatie bespaart je een hoop tijd. Vooral als je regelmatig met dezelfde klanten samen werkt. Grote bedrijven bieden hun klanten  standaard korting als ze betalen middels automatische incasso, omdat het de kans vergroot dat betaling op tijd plaats zal vinden.

Deze tactiek is niet alleen bedoeld voor grote ondernemingen. Als je maandelijks steeds dezelfde producten of diensten aan een klant levert, zal het opzetten van een periodieke betaling je veel tijd besparen als het gaat om het maken van facturen en het zal je klant aansporen om een automatische betaling in te voeren, zoals automatische incasso of een betalingsmachtiging.

De kans op een tijdige betaling is veelal groter en dit geeft jou de mogelijkheid om een betere band op te bouwen met je klanten, omdat je niet hoeft te zeuren om geld.

Als het om betalingen gaat, ga dan niet uit van een oplossing doe voor iedereen werkt. Maar deze bewezen tactieken kunnen ingezet worden om een verscheidenheid aan klanten aan te sporen hun facturen op tijd te betalen, zodat jij kunt rekenen op een evenwichtige geldstroom en je je verder kunt richten op de ontwikkeling van je onderneming.

Als je dit een behulpzaam artikel vond vergeet dan niet om de rest van onze blogs te lezen. Je kunt een aantal artikelen vinden via de volgende links: 


Vond je het leuk om dit artikel te lezen? Vergeet dan niet om de rest van de Gazprom Energy blogs en nieuwsberichten te bekijken. Om meer te weten te komen over ons aanbod in zakelijke energie kun je daarnaast een bezoek brengen aan onze 
homepage of ons bellen op 0800-4297766.

De visies, meningen en standpunten die in dit artikel zijn opgenomen zijn enkel die van onze externe content-providers en vertegenwoordigen niet die van Gazprom Energy. De juistheid, compleetheid en geldigheid van uitingen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. Gazprom Energy stelt zich niet aansprakelijk voor fouten, weglatingen of representaties.


Deel dit


Dit vind je misschien ook interessant….