Het Kaizen continue verbeteringsproces uitgelegd

25 april 2022

We hebben het al gehad over de lean-methodologie en hoe deze jouw bedrijf ten goede kan komen door de onnodige elementen weg te halen en je te concentreren op de essentie. Kaizen, een tak van de lean-benadering, is een methode die kleine maar continue verbeteringen bevordert om grote, positieve veranderingen in het bedrijf als geheel aan te brengen.

Kaizen introduceert procesverbeteringen die geen grote kapitaalinvestering vereisen; het is een voordelige methode met een laag risico. Zo kunnen medewerkers worden gestimuleerd om nieuwe dingen uit te proberen. Als een idee niet werkt, kunnen ze terugkeren naar eerdere methoden zonder noemenswaardige kosten.

Hier gaan we dieper in op de Kaizen-filosofie om te zien hoe deze jouw zakelijke benadering kan verbeteren.

 Wat is Kaizen?

Afkomstig van de Japanse woorden voor verandering (kai) en goed (zen), is Kaizen gebaseerd op de filosofische overtuiging dat alles beter kan. Waar de status-quo een bepaald proces als prima beschouwt, kijkt Kaizen naar hoe hetzelfde proces in de loop van de tijd kan worden verfijnd en verbeterd.

En waar andere modellen snelle veranderingen en onmiddellijke resultaten nastreven, horen kernwoorden als langzaam en stabiel bij de Kaizen-aanpak. De veranderingen kunnen vaak zo klein zijn dat ze op het eerste gezicht misschien onmerkbaar lijken. Maar het zijn dezelfde incrementele verbeteringen die in de loop van de tijd enorme veranderingen veroorzaken.

Omdat het meer een filosofie is dan een gecodificeerd hulpmiddel, kan Kaizen in veel procesverbeteringsmethoden worden gebruikt. In een bedrijf dat zich aan het concept houdt, zijn alle medewerkers verantwoordelijk voor het identificeren van hiaten en inefficiënties, en kan iedereen - op alle niveaus - suggesties doen over mogelijke verbeteringen.

De Principes van Kaizen

De kern van Kaizen is een selectie van principes die zijn ontworpen om de mentaliteit en houding van iedereen in een bedrijf te optimaliseren, en wel als volgt:

  • Laat aannames los
  • Wees proactief bij het oplossen van problemen
  • Accepteer de status-quo niet
  • Laat perfectionisme los en maak een iteratieve, adaptieve verandering
  • Zoek naar oplossingen als je fouten ontdekt
  • Creëer een omgeving waarin iedereen zich gesterkt voelt om bij te dragen
  • Accepteer het voor de hand liggende probleem niet; vraag "waarom" en kom tot de kern
  • Verzamel informatie en meningen van meerdere mensen
  • Gebruik creativiteit om goedkope, kleine verbeteringen te vinden
  • Stop nooit met verbeteren

Wat zijn de voordelen van Kaizen?

Meer teamwork en eigenaarschap

Door medewerkers de vrijheid te geven om ideeën aan te dragen, nemen teams als groep de verantwoordelijkheid voor hun werk. Teamwork vormt de kern van Kaizen en creëert een werksfeer die voor iedereen de moeite waard is. En wanneer problemen samen worden opgelost, neemt het gevoel van teamgeest toe, waardoor onderlinge verhoudingen tot hun volste recht komen en taken met een nieuw perspectief worden voltooid.

Verbeterde medewerkersbetrokkenheid

Hierdoor worden medewerkers actief betrokken binnen het bedrijf.  Een betrokken personeelsbestand betekent efficiëntere processen, een lager verloop en een omgeving waar innovatie in elk idee terug te vinden is. Wanneer werknemers betrokken zijn, heeft dit ook een positieve invloed op de prestaties van het bedrijf, waardoor zowel de werknemers- als de klanttevredenheid wordt verbeterd.

Naarmate de betrokkenheid toeneemt, krijgt ook de productiviteit een boost. Wanneer werknemers weten dat hun suggesties een rol spelen in het bedrijf, kan dit een krachtig effect hebben op het geheel.

Minder verspilling van middelen

Door alleen te focussen op de dingen die er toe doen, vallen niet-essentiële onderdelen van jouw bedrijfsprocessen weg. Kaizen moedigt iedereen aan om problemen te identificeren, te analyseren, de oorzaak te vinden en alternatieven voor te stellen. Deze constante verandering stroomlijnt elk proces en resulteert in minder overmaat en verspilling.

Verhoogde efficiëntie

Door dit ‘bedrijfsvet’ te verminderen, ontstaat een slanker, strakker schip met een sterk verbeterde efficiëntie. Toyota, een bekende voorstander van Kaizen, gebruikt de filosofie om zijn medewerkers auto’s met strikte precisie te laten bouwen, te beginnen met spiergeheugentraining. Hierdoor rollen auto's snel en nauwkeurig van de productielijn.

Directe probleemoplossing

In een Kaizen-omgeving worden problemen direct aangepakt. Beslissingen en alternatieven worden direct voorgesteld. Deze proactieve aanpak verkort de doorlooptijd en brengt productie en processen weer op de rails. En wat begint als een tijdelijke oplossing kan later zomaar een permanente oplossing worden.

Verbeterde veiligheid

Omdat het fysieke en mentale ruimte organiseert, houdt Kaizen ook de werkomgeving veilig. Door ideeën te implementeren die ervoor zorgen dat de werkvloer wordt opgeschoond, is er meer controle over apparatuur en processen. Dit kan helpen om ongevallen en verwondingen te verminderen die anders van negatieve invloed zouden zijn op de productie. Een voorbeeld hiervan is een werknemer die om medische redenen vrij neemt.

Hoe ziet de Kaizen-cyclus eruit?

Een andere overtuiging van Kaizen is de focus op het continue. Dus wanneer problemen worden geïdentificeerd en oplossingen worden gecreëerd, worden ze uitgerold en vervolgens doorlopen om te zien of ze het probleem adequaat aanpakken.

De cyclus voor continue verbeteren gaat als volgt:

Betrek werknemers erbij: Om Kaizen te laten werken, is de inzet van jouw werknemers vereist, dus laat zien hoe dit gunstig kan zijn voor de bedrijfscultuur. Zoek naar hun betrokkenheid door hen te vragen problemen te identificeren. In dit stadium kan dit op zowel groeps-als op individueel niveau.

  • Identificeer problemen: Nadat je feedback van jouw medewerkers hebt ontvangen, maak je een lijst met problemen en begin je met het identificeren van eventuele mogelijkheden die de problemen kunnen oplossen. 
  • Creëer een oplossing: Stimuleer medewerkers om creatieve oplossingen te bieden voor de problemen. Het is belangrijk om te benadrukken dat er op dit moment niets van tafel is, dus zorg ervoor dat elk idee welkom is. Kies de oplossing waarvan je denkt dat het het probleem het beste oplost.
  • Test de oplossing: Implementeer de gekozen oplossing en zorg ervoor dat iedereen zijn steentje bijdraagt ​​om dingen uit te rollen.
  • Analyseer de resultaten: Controleer met verschillende tussenpozen hoe de oplossing vordert, met plannen voor wie het aanspreekpunt is en hoe iedereen betrokken blijft. Bepaal hoe succesvol de verandering is geweest.
  • Standaardiseren: Als de resultaten positief waren, pas de oplossing dan toe in het hele bedrijf.
  • Herhalen: Kijk wat er nog meer op je lijst stond en herhaal de bovenstaande zes stappen.

Hoe kan ik Kaizen in de praktijk brengen?

Of je het nu bedrijfsbreed, binnen teams of op persoonlijk niveau implementeert, bepaalde voorbeelden van Kaizen hebben mogelijk duidelijke richting nodig. Als je het implementeert om een ​​team of het bedrijf als geheel ten goede te komen, dan vereist het leiderschap en het besef dat de bedrijfscultuur kan veranderen als gevolg van de aanpassingen.
Het maken van proces- en implementatiestroomdiagrammen om jouw huidige processen te visualiseren, kan hierbij helpen. Op deze manier kun je de verspillende elementen detecteren die geen toegevoegde waarde bieden aan de manier waarop processen worden uitgevoerd. Gebruik het als een kans om na te denken over hoe de dingen gaan en wat je moet doen om in de toekomst verbeteringen aan te brengen. Het is in eerste instantie misschien een moeilijk of gevoelig onderwerp, maar kritisch zijn op jouw processen is een belangrijk onderdeel van het doorvoeren van de juiste veranderingen.

Als klein bedrijf is het een goed idee om klein te denken. Geef iedereen binnen jouw team meer mogelijkheden door hun stem te laten horen. Zij kunnen iets groots aandragen dat een rol zou kunnen spelen in de vooruitgang van jouw bedrijf.

Aangezien Kaizen inherent inclusief is, is jouw team misschien niet gewend aan dit soort kansen. Zoals we al eerder zeiden, het gaat niet om perfectie. Er is een zekere mate van vallen en opstaan ​​​​bij het implementeren van voorgestelde verbeteringen. Dat betekent dat als iets niet lukt, je moet benadrukken dat niemand hier de schuld van mag krijgen. Innovatie gaat niet over een nacht ijs, het gaat om iteraties en verbeteringen - twee dingen die Kaizen als cruciaal beschouwt als het gaat om verandering.

Waarin verschilt Kaizen van Six Sigma?

Six Sigma is nauw verbonden met Kaizen en is een andere tak van de Lean-benadering die meer gericht is op het gebruik van statistische hulpmiddelen en technieken om overtolligheden en ineffectieve praktijken te elimineren.

En hoewel ze allebei deel uitmaken van dezelfde Lean-stamboom, verschillen de twee benaderingen zeker. Naast het afzien van het gebruik van statistieken, is Kaizen voor het grootste deel veel minder een vaststaand proces in vergelijking met Six Sigma. Het is eerder een systeem van overtuigingen dat emoties en meningen gebruikt om problemen van werknemers op te lossen en het bedrijf als geheel te verbeteren.

Six Sigma is daarentegen veel methodischer en datagedreven, met een focus op specifieke producten of diensten. Daardoor gaat het meer om meetbare doelen en het behalen van standaardisatie. Voor Six Sigma is perfectie haalbaar, en zo niet, dan streeft het in ieder geval zo vaak mogelijk naar zero defects. En in het Six Sigma-kader is een defect alles dat niet aan de verwachtingen van de klant voldoet.

Ondanks hun verschillen, evenals de algemene overtuiging dat je alleen het een of het ander moet gebruiken, zijn Kaizen en Six Sigma eigenlijk op hun best wanneer ze samen worden gebruikt. Als ze elkaar aanvullen, kan dit hybride systeem in zeer korte tijd onbekende problemen met overeenkomende oplossingen aan het licht brengen.

Wanneer Kaizen voor de werkcultuur in het algemeen zorgt en dit wordt gecombineerd met Six Sigma's focus op de statistische, analytische kant van bedrijfsverbetering, creëert dit de perfecte omgeving voor optimale groei. Medewerkers die verschillende Six Sigma-projecten beheren kunnen ook Kaizen hierbij toepassen om te voorkomen dat ze in de loop van deze projecten slechte beslissingen nemen.

Wanneer met behulp van strikte protocollen en innovatieve ideeën een balans tussen de twee benaderingen wordt bereikt, kunnen zowel Kaizen als Six Sigma samenwerken en voor succes op hoog niveau zorgen. Met de focus van Kaizen op incrementele verandering en Six Sigma's voorkeur voor grotere doorbraken, kan een bedrijf zichzelf op de weg naar financieel gewin op de lange termijn zetten. Als een van de twee echter onjuist wordt uitgevoerd, kunnen de methoden elkaar tegenwerken.

Meer informatie voor jou als ondernemer lees je onder andere in de volgende artikelen:

Vergeet niet om de rest van de Gazprom Energy blogs en nieuwsberichten te bekijken. Om meer te weten te komen over ons aanbod in zakelijke energie kun je daarnaast een bezoek brengen aan onze homepage of ons bellen op 0800-4297766.

De visies, meningen en standpunten die in dit artikel zijn opgenomen zijn enkel die van onze externe content-providers en vertegenwoordigen niet die van Gazprom Energy. De juistheid, compleetheid en geldigheid van uitingen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. Gazprom Energy stelt zich niet aansprakelijk voor fouten, weglatingen of representaties.


Deel dit


Dit vind je misschien ook interessant….