Het opstellen van een effectieve betrokkenheidsstrategie voor aandeelhouders

29 november 2021

Op het moment dat aandeelhouders in beeld komen kunnen organisaties en projecten opbloeien. Maar als je vergeet om aandeelhouders op de juiste manier te betrekken kan dit voor corporaties en grote bedrijven uit alle sectoren voor onnodige uitdagingen zorgen.

Door betrokkenheid van aandeelhouders een vast onderdeel van je bedrijfsstrategie te maken kunnen managers en senior stafmedewerkers het succes van hun project optimaliseren en gaandeweg fouten beperken.

Om je te laten zien waarom communicatie met aandeelhouders zo belangrijk is en om je te begeleiden bij het behalen van succesvolle project resultaten gaan we hier verder in op de hoofdingrediënten van een succesvolle betrokkenheidsstrategie voor aandeelhouders.

Wat is een betrokkenheidsstrategie voor aandeelhouders?

Een betrokkenheidsstrategie voor aandeelhouders is een geschreven document waarin wordt uiteengezet wie de hoofd aandeelhouders van een project zijn en het laat zien welke aanpak wanneer zal worden ingezet voor een interactie en communicatie tussen het project team en de aandeelhouders.

Dit is van belang omdat niet alle aandeelhouders hetzelfde zijn. Sommigen vinden het misschien prettig om dagelijks op de hoogte te worden gehouden van de voortgang van een project, en anderen hebben liever wat minder contact met het project team. Een betrokkenheidsstrategie maakt duidelijk welke methodes het beste werken voor de aandeelhouders van jouw bedrijf.

Waarom is een betrokkenheidsstrategie voor aandeelhouders zo belangrijk?

De meeste projecten hebben aandeelhouders. Dit zijn individuen, meestal binnen management, die een persoonlijk of professioneel belang hebben bij het succes van een project.

Omdat aandeelhouders nu eenmaal een machtige positie bekleden en veel invloed hebben op de voortgang van een project, is het belangrijk om hun vertrouwen te winnen. Ze zijn niet alleen verantwoordelijk voor het autoriseren en toewijzen van middelen aan een project, maar zij kunnen ook de stekker uit een project trekken als niet aan hun verwachtingen wordt voldaan.

Een betrokkenheidsstrategie voor aandeelhouders zet daarom deze verwachtingen uiteen. Het zorgt voor een systematische aanpak voor het communiceren van mogelijkheden, beslissingen, risico’s en voortgangsinformatie aan de juiste personen en met een frequentie die past bij de voorkeuren van de aandeelhouder.

Het opzetten van een effectieve betrokkenheidsstrategie voor aandeelhouders

Het beoordelen van je aandeelhouders

Om een duidelijk beeld te krijgen van de beweegredenen van je aandeelhouders is het belangrijk om te weten wie je aandeelhouders zijn door ze te verdelen onder 4 groepen aan de hand van Mendelow’s power interest matrix.

Mendelow suggereerde dat we onze aandeelhoudergroepen analyseren op basis van 2 zaken:

Macht:  De mogelijkheid om de middelen van onze organisatie of het project te beïnvloeden.

Interesse:  Hoe geïnteresseerd zijn aandeelhouders in de organisatie of in het project?

Je doel vaststellen

Wat wil je bereiken met je betrokkenheidsproces? Als je je doel eenmaal duidelijk hebt wordt je betrokkenheidsproces betekenisvoller. Daarbij maakt het voor degene buiten jouw bedrijf mogelijk om je doelstellingen en missie beter te begrijpen voordat ze met jou in zee gaan. 

Vraag jezelf het volgende af:

  • Wat zijn jouw kern waarden?
  • Waarom bestaat jouw organisatie?
  • Wat zijn je doelstellingen op de lange termijn?

Door jezelf deze zaken af te vragen kun je de bovengenoemde aandeelhoudertypes inzetten om hun betrokkenheid op de meest gepaste wijze te identificeren; zoals door samen te werken, hen op de hoogte te houden van updates of door hen tevreden te houden, afhankelijk van hoe actief en invloedrijk zij zijn.

Breng de nodige tools in kaart voor je geïdentificeerde aandeelhouders

Nu moet je beslissen welke tools je het beste kunt gebruiken om te informeren, consulten of samen te werken met je aandeelhouders.

Pas hierbij de tools aan op basis van de groep waartoe de aandeelhouders behoren om zo op de juiste manier te communiceren.

Bijvoorbeeld; types die weinig macht uitoefenen of weinig interesse tonen zullen misschien goed reageren op zaken als Tweets, Facebook posts en enquêtes, terwijl aandeelhouders met veel macht die veel interesse tonen juist de voorkeur zouden kunnen geven aan gedetailleerde en gedocumenteerde beoordelingen, team dagboeken en project blogs om zo volledig op de hoogte te blijven.  

Bij het identificeren van de communicatie voorkeur is het een goed idee om de volgende zaken te evalueren:

  • Wat weten zij over het project?
  • Wat moeten zij weten over het project?
  • Wat is hun invloed op het project?
  • Wat is hun interesse in en gevoel over het project?

Informatie communiceren

Bij het communiceren met aandeelhouders moet je jezelf afvragen welke benadering het beste is om je boodschap op de juiste manier over te brengen. Denk hierbij aan de volgende zaken voordat je die Tweet schrijft, iets op papier zet of een gezamenlijke email verstuurt naar een groep met verschillende aandeelhouders.

Wees duidelijk

Je moet ervoor zorgen dat je duidelijk bent en dat je stuk leesbaar is; duidelijkheid zal in je voordeel werken.

Zorg er ook voor dat alle aandeelhouders toegang hebben tot de informatie door het op verschillende manieren beschikbaar te maken, zoals op websites, persberichten, social media posts en focusgroep meetings. Interne aandeelhouders moeten op de hoogte worden gehouden door middel van interne communicatiemiddelen zoals gedetailleerde verslagen, bedrijfsupdates, emails, persoonlijke updates en nieuwsbrieven.

De juiste timing

Als het om projecten gaat is timing essentieel. De effectiviteit van een gedetailleerd voorstel is minder waard als het pas een week nadat een project van start is gegaan wordt uitgebracht.

Afhankelijk van de reacties van je aandeelhouders, kan een vertraging in informatieverschaffing ervoor zorgen dat de volgende stappen moeten worden uitgesteld totdat je de mogelijke opmerkingen die zij hebben hebt besproken. Als je goede voortgang wilt boeken met je project moet je altijd voor tijdige communicatie zorgen.

Overdrijf niet

De frequentie van communicatie hangt natuurlijk ook af van het niveau van interesse en de investering van je aandeelhouders.

Degenen die weinig informatie nodig hebben zullen niet overspoeld willen worden met eindeloze updates zodra het project van start is gegaan; dit zou hen er zelfs van kunnen weerhouden om in de toekomst met je in zee te gaan.

Als je echter weken of maanden voorbij laat gaan zonder contact te onderhouden met de aandeelhouders die veel interesse hebben getoond en investeringen hebben gedaan zullen zij zich juist afvragen waarom dit zo is. Je moet echt je aanpak op maat aanbieden en aanpassen, waarbij je de aandeelhouders op de hoogte houdt van iedere omstandigheid die zich voordoet tijdens het project.

Gratis template

Als je er klaar voor bent om een plan van aanpak op papier te zetten hebben we een eenvoudige template gecreëerd die je hiervoor zou kunnen gebruiken.

Klik Hier

Meer informatie voor jou als ondernemer lees je onder andere in de volgende artikelen:

Vergeet niet om de rest van de Gazprom Energy blogs en nieuwsberichten te bekijken. Om meer te weten te komen over ons aanbod in zakelijke energie kun je daarnaast een bezoek brengen aan onze homepage of ons bellen op 0800-4297766.

De visies, meningen en standpunten die in dit artikel zijn opgenomen zijn enkel die van onze externe content-providers en vertegenwoordigen niet die van Gazprom Energy. De juistheid, compleetheid en geldigheid van uitingen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. Gazprom Energy stelt zich niet aansprakelijk voor fouten, weglatingen of representaties


Deel dit


Dit vind je misschien ook interessant….