Hoe ga je op effectieve en verantwoorde wijze om met klantgegevens?

Het veilig omgaan met klantgegevens is een voorwaarde voor alle ondernemingen in deze tijd waarin de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) zo belangrijk is.

27 oktober 2020

Met de komst van de AVG wetgeving komt er veel kijken bij het verzamelen, verwerken en analyseren van klantgegevens. Elke onderneming, ongeacht omvang, moet zijn datamanagementstrategie onder de loep nemen als ze boetes willen voorkomen en het vertrouwen van consumenten willen behouden.  

We bieden je hier een compleet overzicht wat betreft het veilig en verantwoord omgaan met klantgegevens, geven je hierbij ‘best practices’ en tips op het gebied van platforms voor datamanagement en het efficiënt omgaan met gegevens.

Waarom is verantwoord management van klantgegevens zo belangrijk?

Sinds het aannemen van de AVG wetgeving door het Europese parlement in 2016, wordt de manier waarop ondernemingen omgaan met klantgegevens kritischer bekeken dan ooit.  Met het oog op fikse boetes voor organisaties die AVG richtlijnen schenden, is de veiligheid van klantgegevens nog nooit zo belangrijk geweest.

Toen de AVG werd geïntroduceerd, gaven Europese wetgevers ondernemingen 2 jaar de tijd om hun datamanagementsystemen te beveiligen en in te richten volgens de nieuwe regelgeving. Vanaf 25 mei 2018 lopen organisaties het risico om hoge boetes opgelegd te krijgen wegens het niet naleven van de regels, met toekenning van financiële boetes afhankelijk van bedrijfsgrootte, omzet en de ernst van de overtreding.

En het zijn niet alleen de financiële boetes die verantwoord management van gegevens zo belangrijk maken. Een onderneming zet zijn reputatie op het spel en riskeert het verlies van het vertrouwen van consumenten door een onjuiste omgang met gegevens-  iets dat op de lange termijn nog schadelijker kan blijken dan een financiële boete.

Om deze en andere redenen is het verantwoord managen van klantgegevens van cruciaal belang voor alle bedrijven, of het nu om een multinational gaat of om een klein bedrijf.  In het volgende deel van dit artikel belichten we een aantal strategieën die organisaties kunnen implementeren om een stabiel management van klantgegevens te zeker te stellen.

Best practice advies voor het omgaan met klantgegevens

Het verzamelen, verwerken en analyseren van klantgegevens is te vergelijken met jongleren- er moet met zoveel rekening worden gehouden om ervoor te zorgen dat je niet in de problemen raakt met de nalevingsmaatregelen van de AVG.  Om jouw bedrijf te helpen met het veilig en verantwoord omgaan met klantgegevens geven we je hier onze essentiële best practice tips voor het verwerken van klantgegevens.

Het uitvoeren van een privacy audit

De eerste stap bij het veiligstellen van klantgegevens is het uitvoeren van een privacy-audit. Dit is het proces waarbij je uitzoekt welke gegevens momenteel worden verzameld, hoe deze worden opgeslagen en waarvoor ze  worden gebruikt.

In de dagen vóór de AVG waren ondernemingen vrij om zoveel gegevens als ze maar wilden te verzamelen van klanten en bezoekers van hun website. En vaak verzamelden organisaties gegevens zonder het te beseffen, waarbij 3e partijen de gegevens zomaar overnamen.

Dit soort gegevensverzameling is niet meer toegestaan en is iets waar ondernemingen inmiddels grip op zouden moeten hebben. Door het uitvoeren van een privacy audit kun je jezelf ervan verzekeren dat de gegevens die jij van je klanten verzamelt noodzakelijk zijn en op verantwoorde wijze worden gebruikt.

Het minimaliseren van gegevens verzameling

Hoewel gegevens een essentieel onderdeel zijn van re-marketing en het uitbreiden van je klantenbestand, maakt de AVG duidelijk dat ondernemingen alleen de meest noodzakelijke gegevens mogen verzamelen. Daarom is het van cruciaal belang dat jouw onderneming geen data ophaalt die het niet nodig heeft.

Een goede manier om het verzamelen van klantgegevens te benaderen is door het volgende  in gedachten te houden: “Wat je niet hebt, kan je geen kwaad doen”. Hoe meer informatie je over klanten verzamelt hoe groter de kans is dat je uiteindelijk AVG richtlijnen overschrijdt en het risico loopt om een hoge financiële boete te krijgen.

Denk goed na over het soort klantgegevens die je verwerkt en hoe belangrijk dit is voor het succes van jouw onderneming op de lange termijn. Stel prioriteiten wat betreft het verzamelen van  je gegevens en doe dit op basis van waarde; verwijder hierbij parameters die onnodige informatie verzamelen, stroomlijn het verzamelen van gegevens op een manier waarop het risico op ongepast management van gegevens wordt geminimaliseerd.

Publiceer een duidelijk privacybeleid

Klanten begrijpen dat hun gegevens waardevol zijn voor bedrijven en zijn zich er zeer van bewust dat hun informatie wordt gebruikt en verwerkt voor geldelijk gewin. Ze willen dan ook zeker weten dat een organisatie op veilige en verantwoorde wijze met hun informatie omgaat; een privacybeleid is een uitstekende manier om jouw standpunt als gegevensbeheerder duidelijk te maken.

Sinds de AVG van kracht is, is het nu een wettelijke voorwaarde dat alle commerciële website eigenaren een privacybeleid publiceren.  Dit is een juridisch bindende overeenkomst tussen jou en je klanten, dus zorg ervoor dat het uniek is voor jouw bedrijf en dat in detail wordt beschreven hoe jij van plan bent klantgegevens te verzamelen, te analyseren en te gebruiken. 

Het opstellen van een privacybeleid klinkt misschien ingewikkeld, maar er zijn verschillende tools beschikbaar die je hierbij kunnen helpen.  Policymaker, bijvoorbeeld, geeft jou de mogelijkheid om een op maat gemaakt privacy beleid op te stellen voor jouw website, waarbij alle wettelijke zaken die jou zelf misschien wat moeite zouden kosten al zijn opgenomen.


Welke platforms kunnen helpen bij een efficiënt beheer van klantgegevens?

Om de veiligheid en beveiliging van klantgegevens te garanderen, moeten ondernemingen van elk formaat proberen hun gegevensbeheer te versterken met toegewijde platformen en software. Gezien de boetes bij overtreding van de AVG, zal iedere benodigde uitgave om gegevensveiligheid te verzekeren jou gemoedsrust geven, omdat je weet dat je er alles aan doet om je klantgegevens te beschermen.

Software voor het beveiligen van klantgegevens valt onder de categorie datamanagementplatforms, ook wel DMP’s. Deze tools helpen bij het beveiligen van de belangrijkste klantgegevens zoals mobiele identificatiegegevens, persoonlijke informatie en cookie ID’s, waarbij deze veilig worden opgeslagen terwijl makkelijke toegang mogelijk blijft.

Bovendien zijn er naast veiligheid nog andere voordelen aan het gebruik van DMP’s- hieronder gaan we hier verder op in:

  • Extra veiligheid en gemoedsrust–Het investeren in een speciale DMP zorgt voor consistente en betrouwbare veiligheid zodat jij weet dat jouw gegevens geheel conform het AVG protocol zijn beschermd.
  • Het verbinden van data voor marketingdoeleinden–Met alle data op een plek creëer je een geweldig overzicht van het klantenbestand voor jouw onderneming en je team; hiermee maak je soortgelijke re-marketing en uitbreiding van je publiek mogelijk.
  • Het ontdekken van groepen binnen datasets–Een DMP gaat niet alleen over efficiënte data beveiliging en management; het geeft je ook de mogelijkheid om groepen en gedragspatronen binnen de data te onderscheiden en dit kan weer opgeslagen en geanalyseerd worden voor marketingdoeleinden en het creëren van lange termijn strategieën om zo waardevolle klanten aan te trekken.

Gezien de voordelen van het gebruik van een DMP om je te helpen met je klantengegevens vraag je je misschien af welke platformen de moeite waard zijn. Hieronder kijken we naar 3 data management platformen, en gaan we in op hun voordelen en functionaliteit.

  1. Cloudera

Clouderabiedt als één van de meest uitgebreide DMP’s functionaliteiten die datamanagement vereenvoudigen en diepgaande dataverkenning en -onderzoek mogelijk maken. Naast databeveiliging, -diagnostisering en -controle kun je datasets makkelijk  over verschillende kanalen definiëren, waardoor je meer controle krijgt op de manier waarop klantgegevens gebruikt kunnen worden.

  1. Lotame

Lotame faciliteert toonaangevende databeveiliging en -management, waardoor het voor jou mogelijk is om klantgegevens afkomstig van meerdere kanalen veilig te indexeren, waaronder email, sociale media en mobiele telefoons. Naast veilige opslag en dataverwerking biedt Lotame meer interactie datasets, met een groot aantal optimalisatie functionaliteiten die een gedetailleerd overzicht bieden van klantgegevens; dit kan jou weer helpen bij marketing doeleinden.

  1. Salesforce DMP

Salesforce is misschien beter bekend als een CRM provider, maar hun ingebouwde DMP is ook een betrouwbare datamanagement oplossing. Het fijne aan de Salesforce DMP is dat het gebruik maakt van dezelfde Machine Learning Technology als het CRM platform; hierdoor kun je data snel van elkaar onderscheiden en inzichtelijke ontdekkingen doen via verschillende kanalen. Het zorgt ook voor veiligheid en biedt de mogelijkheid om data naadloos te verwerken, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over het volgen van de AVG richtlijnen.

Deze artikelen vind je misschien ook leuk om te lezen:

Om meer te weten te komen over ons aanbod in zakelijke energie kun je daarnaast een bezoek brengen aan onze homepage of ons bellen op 0800-4297766.

De visies, meningen en standpunten die in dit artikel zijn opgenomen zijn enkel die van onze externe content-providers en vertegenwoordigen niet die van Gazprom Energy. De juistheid, compleetheid en geldigheid van uitingen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. Gazprom Energy stelt zich niet aansprakelijk voor fouten, weglatingen of representaties.


Deel dit


Dit vind je misschien ook interessant….