Hoe kun je de communicatie en samenwerking tussen meerdere teams verbeteren?

30 oktober 2018

Dit keer spreken we Jurgen Muress, directeur van consultancy bureau Develop2Lead. Met zijn ruime ervaring op het gebied van advies op senior niveau, is Develop2Lead gespecialiseerd in leiderschapsontwikkeling, het managen van talent en organisationele ontwikkeling.

Communicatie vormt een cruciale uitdaging voor zowel grote als kleine ondernemingen, vooral als ze aan het uitbreiden zijn, waarbij duidelijke communicatievaardigheden en een effectieve samenwerking des te belangrijker zijn. Daar hij al vele ondernemingen heeft geholpen met het onderhouden van productieve contacten is Jurgen de aangewezen persoon om ons te adviseren over het optimaliseren van een samenwerkingsverband.

In dit gesprek gaat Jurgen in op onze vragen over het verbeteren van de communicatie en samenwerking tussen verschillende zakelijke teams.

Hoi Jurgen, fijn dat je tijd voor ons vrijmaakt. Kun je eerst uitleggen hoe ondernemingen slechte communicatiegewoontes ontwikkelen en hoe zij een verdere verergering kunnen voorkomen?

Mijn eigen ervaring is dat ondernemingen niet verkeerd willen communiceren. Het is een gevolg van allerlei andere factoren. Een cruciaal probleem is dat leiders soms het contact met hun werknemers verliezen door communicatie te zien als een top down proces. Het is maar al te makkelijk voor leiders om hun werknemers simpelweg te voorzien van informatie waarvan zij vinden dat deze gehoord moet worden. Dit resulteert vaak in het delen van goed nieuws en voorzichtig geformuleerde boodschappen en niet in een oprecht en tweezijdig gesprek.

Wederzijdse communicatie vergt een bepaalde gedragscode die een dialoog uitnodigt. Sommige ondernemingen vergeten dat eenvoudig gedrag, zoals luisteren, vragen stellen en een band opbouwen, de sleutel is tot efficiënte communicatie. Managers kunnen trainingen volgen om deze organisationele vaardigheden te ontwikkelen . Vaak met veel succes. Vergeet ook niet dat het wonderen kan doen om simpelweg langs de verschillende afdelingen te lopen en een gesprekje te voeren met je teamleden.

Tenslotte is het van essentieel belang dat je over zorgvuldig geselecteerde processen en communicatiemiddelen beschikt. Teveel bedrijven vertrouwen puur en alleen op email als voornaamste communicatiemiddel, terwijl er vele online producten beschikbaar zijn die tegen een lage prijs mensen van verschillende teams kunnen helpen om tot een effectieve samenwerking te komen.

Wat zijn de voordelen van trainingen en teambuildingsessies voor bedrijven die een betere en meer coherente communicatie willen bereiken?

Voordat je zulke sessies aangaat is het essentieel om een communicatiestandaard vast te stellen en een bedrijfscultuur te creëren waarbinnen teams zich ondersteund voelen. Als iedereen zich bewust is van hoe de zaken geregeld worden binnen een bedrijf helpt dit mensen om elkaar daar ook op aan te spreken.

Team trainingen kunnen gericht zijn op het ontwikkelen van specifieke vaardigheden, zoals luisteren en het scheppen van vertrouwen. Deze vaardigheden zullen leiden tot betere communicatie tussen verschillende teams binnen een bedrijf, maar ze zullen ook goed van pas komen bij andere situaties, zoals interactie met klanten en andere belanghebbenden.

Team building kan helpen bij het scheppen van vertrouwen en het opent ook daadwerkelijk de communicatielijnen. Goed doordachte sessies waarbij teamleden hun wensen en zorgen kunnen uiten zullen mensen verbinden. Als mensen eenmaal op de hoogte zijn van elkaars normen, waarden en verschillende werkwijzen zal het ook makkelijker zijn om samen aan een bepaalde taak te werken.

Teams binnen een bedrijf staan vaak recht tegenover elkaar. Hoe kun je in zo´n bedrijfscultuur open communicatie en vertrouwen handhaven?

Je kunt het beste beginnen met een aantal basis stappen:

  1. Geef alle teamleden duidelijkheid over hun persoonlijke rol en verantwoordelijkheden zodat iedereen begrijpt hoe zijn persoonlijke bijdrage in het totaalplaatje past.
  2. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat het gezamenlijke doel is en waar een samenwerking tussen teams nodig is om deze doelstellingen te behalen.
  3. Moedig meetings tussen teams aan. Sterke persoonlijke banden die gebaseerd zijn op gezamenlijke belangen zorgen ervoor dat het vertrouwen groeit en het zorgt voor een manier om effectief te communiceren over moeilijke zaken.
  4. Projecten waarbij leden van verschillende teams worden samengevoegd zorgen ervoor dat er verschillende perspectieven kunnen worden gezien.


Wat kunnen managers die nieuwe teamleden willen inspireren, en tegelijkertijd hun vertrouwen willen winnen, doen om een gezonde en vertrouwde omgeving te bieden?

Zorg evoor dat mensen elkaar zo vaak mogelijk zien en ontmoeten. Gebruik deze meetings om elkaar beter te leren kennen. Laat mensen kennis maken met jouw waarden, motivatie en wat belangrijk voor je is. Schroom er niet voor om jouw zorgen te delen. Laat je van je menselijke kant zien! Het zal teamleden inspireren om hetzelfde te doen en op die manier bij te dragen aan oplossingen!

Stel een schema op waarbij duidelijk is aangegeven wanneer jij wie wilt spreken en wanneer het team samenkomt, zodat er een vast ritme komt in de verschillende vormen van communicatie. Wees open over de voortgang van zaken en over obstakels die hierbij eventueel in de weg staan. Luister naar geuite zorgen en erken behaalde successen van teamleden.

Betrek iedereen. Dit kan lastig zijn als mensen op afstand werken, dus zet video en andere communicatietechnieken in om mensen te betrekken en samen te brengen. Moedig ze aan om hun meningen te delen en zorg ervoor dat ze betrokken en op de hoogte blijven.

Sommige professionals beperken hun email activiteiten en andere vormen van digitale communicatie  tot een paar uur per dag. Vind jij dit productief? Of vind je juist dat dit de interactie belemmert?

De hele emails beantwoorden en digitaal communiceren is een valkuil voor ons allemaal. Dus ja, het is belangrijk om jezelf een limiet te stellen als het op digitale communicatiegewoontes aankomt.

Er zijn vele hulpmiddelen die productiviteit ondersteunen als ze op de juiste manier worden toegepast, vooral als ze duidelijk worden toegespitst op een bepaald doel of belangrijk project. Maar ik wil toch duidelijk stellen dat mensen beter op directe wijze contact kunnen zoeken, zeker als ze toch dichtbij elkaar werkzaam zijn. Zulke gesprekken scheppen een band, zorgen voor innovatie en duidelijkheid en dit zijn allemaal belangrijke aspecten bij het omgaan met complexe situaties.

Een uitdaging voor vele ondernemingen is dat teams vaak vanuit verschillende locaties en tijdzones werken. Wat zou je hen willen adviseren en aanraden als het om communicatie gaat waarbij mensen voor of achter lopen qua tijd?

Het is meestal onmogelijk om teamleden fysiek allemaal op een plek te krijgen, maar het is tegenwoordig wel des te makkelijker om dit virtueel voor elkaar te krijgen met behulp van video en meeting tools zoals Skype, WebExor en GoToMeeting. Deze middelen bieden de mogelijkheid om met elkaar in gesprek te gaan, maar het vereist wel dat bepaalde teamleden overuren maken als je team over verschillende locaties is verspreid.

Het is belangrijk om deze meetings goed doordacht en consequent in te plannen en ervoor te zorgen dat de onregelmatige werktijden eerlijk verdeeld worden. Wees dus heel bewust van de tijdzones waarin verschillende mensen zich bevinden.

Verschillende teams die op afstand opereren moeten extra tijd investeren om hun werkzaamheden en verantwoordelijkheden te verduidelijken. Dit vergroot productiviteit en het is daarna niet meer nodig om erop terug te komen voordat verdere stappen gezet worden. Het bijhouden van de voortgang van zaken is belangrijk en hierbij komen asynchrone hulpmiddelen zoals email, Google Docs, Yammer, Slack, Hipchat en Dropbox van pas. Deze tools zorgen ervoor dat zowel kleine als grote teams kunnen samenwerken, bijhouden wat er al gedaan is, vragen stellen, opmerkingen plaatsen en ideeën delen.

Als je dit een behulpzaam artikel vond vergeet dan niet om de rest van onze blogs te lezen. Je kunt een aantal artikelen vinden via de volgende links: 


Vond je het leuk om dit artikel te lezen? Vergeet dan niet om de rest van de Gazprom Energy blogs en nieuwsberichten te bekijken. Om meer te weten te komen over ons aanbod in zakelijke energie kun je daarnaast een bezoek brengen aan onze 
homepage of ons bellen op 0800-4297766.

De visies, meningen en standpunten die in dit artikel zijn opgenomen zijn enkel die van onze externe content-providers en vertegenwoordigen niet die van Gazprom Energy. De juistheid, compleetheid en geldigheid van uitingen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. Gazprom Energy stelt zich niet aansprakelijk voor fouten, weglatingen of representaties.


Deel dit


Dit vind je misschien ook interessant….

}