Hoe los je conflicten op de werkvloer op? 7 praktische tips

20 december 2021

Over het algemeen zouden verschillende meningen omarmd moeten worden op de werkvloer. Door het aanmoedigen van verschillende standpunten en perspectieven kun je een cultuur ontwikkelen waarbinnen vooruitstrevend wordt gedacht en probleemoplossend te werk wordt gegaan.  Als verschillende meningen echter botsen, kunnen er conflicten ontstaan op de werkvloer- en dit brengt weer unieke uitdagingen met zich mee voor het management team.

In plaats van conflicten onopgelost te laten zouden managers deze situaties juist heel direct aan moeten pakken. Helaas hebben sommige managers geen ervaring met het oplossen van conflicten- ofwel door een gebrek aan training of simpelweg omdat zij moeilijke gesprekken liever vermijden.

Weten wanneer je de rust moet bewaren kan echter een heel waardevol aspect zijn van het managen van je team op het moment dat de gesprekken wat verhit raken. We kijken hier naar wat manieren waarop leiders preventief te werk kunnen gaan of kunnen bemiddelen en managen bij conflicten tussen werknemers en aandeelhouders.

Conflict Management Technieken

1. Het conflict verduidelijken

Een van de eerste en meest belangrijke aspecten van conflicten oplossen is ervoor zorgen dat je precies begrijpt wat de kern van het conflict is. Hoe meer informatie je in het eerste stadium verzamelt, hoe beter je voorbereid bent om een oplossing te bedenken.

Als het om een conflict tussen 2 mensen gaat, moet je ervoor zorgen dat je beide kanten van het verhaal duidelijk hebt. Hierdoor heb je een beter beeld van hoe dit heeft kunnen escaleren. Zorg ervoor dat je vragen stelt; je moet er hierbij van verzekerd zijn dat je de kwestie volledig begrijpt alvorens je gaat proberen om het op te lossen.

2. Bespreek de kwestie privé

Mensen die betrokken zijn bij conflicten op de werkvloer zullen zich vaak geirriteerd, onrustig of kwetsbaar voelen. Als de gemoederen hoog oplopen is de juiste omgeving van essentieel belang. Door het conflict op een rustige en afgezonderde plek op kantoor te bespreken zorg je ervoor dat je gesprek zo opbouwend mogelijk is.

Voordat je een kwestie oplost, moet je een veilige, privé plek vinden om te kunnen praten waarbij je niet in de buurt bent van de andere betrokken partij van het conflict.  Als je eenmaal een gepaste locatie hebt gevonden moet je ervoor zorgen dat beide partijen evenveel tijd krijgen om hun verhaal volledig te kunnen doen.

3. Pas actief luisteren toe

Om het conflict in kaart te brengen moet je aandachtig naar beide partijen luisteren. Met andere woorden, je moet ‘actief luisteren’ toepassen om volledig te begrijpen wat zij zeggen en hierbij empathie tonen in plaats van passief een verhaal aanhoren.

Actief luisteren leidt ons af van onze eigen interne monoloog en verplaatst de focus naar de spreker, waardoor misverstanden zoveel mogelijk beperkt kunnen worden. Als je naar je team luistert kun je ze aanmoedigen om zich open te stellen door non-verbale signalen, zoals het houden van oogcontact en het spiegelen van hun lichaamstaal, alsmede verbale signalen, zoals het onthouden van eerder gemaakte punten, omschrijven wat er zojuist is gezegd en het samenvatten van details in je eigen woorden. 

Deze methodes zullen de spreker niet alleen het gevoel geven dat ze gehoord worden maar het zal jou ook helpen bij het volledig begrijpen van het incident voordat je probeert de boel uiteen te zetten.

4. Overweeg verschillende oplossingen

Aangezien ieder conflict op de werkvloer uniek is kan het nogal een uitdaging zijn om de juiste oplossing te kiezen. Dat gezegd hebbende  kun je wel een bepaalde basis gesprekstechniek toepassen op verschillende soorten conflicten.

Probeer allereerst alle betrokkenen bij elkaar te brengen zodat je de zaken rustig kunt bespreken in een omgeving waar iedereen zich op zijn gemak voelt. Vraag iedere persoon wat zij persoonlijk een acceptabele oplossing voor het conflict zouden vinden.

Als beide kanten met ongeveer hetzelfde antwoord komen kun je het conflict vrij makkelijk oplossen. Dit is echter niet altijd het geval- beide partijen zullen normaal gesproken een andere oplossing voor ogen hebben voor het conflict. Luister in dit geval naar hun ideeën om de zaken op te lossen (zonder hierbij te oordelen of bevestiging te zoeken) en laat iedereen weten dat ze gehoord worden. Als je alle ideeën eenmaal hebt aangehoord bevind je je in een betere positie om een beslissing te nemen.

5. Benoem oplossingen waar beide partijen het mee eens zijn

Nadat je alle benodigde informatie hebt verzameld zou je de hoofdoorzaak van het conflict moeten kunnen identificeren. Als je dit eenmaal hebt gedaan, kun je beginnen met het bedenken van een oplossing die alle betrokkenen tevreden zal stellen.

Een manier om dit te doen is door het conflict uit te beelden in een Venn diagram. Hierbij moet je proberen om de 3 circels (een circel voor jouw standpunt, en een cirkel voor het standpunt van beide betrokken partijen) samen te voegen, en een manier te bedenken waarop de 3 verschillende percepties in het midden overlappen. Je oplossing zou ideaal gesproken binnen het overlappende gedeelte liggen.

Als er spanning blijft bestaan moet je er in ieder geval voor zorgen dat iedereen het eens is over tenminste een oplossing. Het is dan misschien niet perfect, maar zo lang het tot op zekere hoogte voldoet aan de verwachtingen van iedere partij (en het duidelijk en objectief is), is het nog steeds mogelijk om het conflict op te lossen.

Zelfs als iedere partij niet helemaal blij is met het resultaat heb je in ieder geval een overeengekomen oplossing die je kunt inzetten om de boel weer zo goed mogelijk te laten draaien.

6. Het eens worden over de volgende stappen

Onthoud dat je een stappenplan moet creëren voor beide partijen zodat ze de omschreven actiepunten kunnen afhandelen zodra je het eens bent geworden over een oplossing. Dit stappenplan moet hen voorzien van tips en aanpakken voor het aanpassen van hun gedrag en acties. Hierdoor moet het voor iedere partij duidelijk worden wat jouw verwachtingen zijn, hoe het nu verder zal gaan en hoe zij verwacht worden met elkaar om te gaan.

Zorg ervoor dat je op de hoogte blijft en kom er bij beide partijen op terug gedurende de eerstvolgende weken. Hierdoor kun je zien of ze de oplossing en de bijbehorende stappen die jij ze hebt gegeven inderdaad opvolgen en of iedere werknemer blij is met het resultaat.

Is dit niet het geval dan zul je wat aanpassingen moeten maken in de fase waarbij je bekijkt wat de mogelijke oplossingen zouden kunnen zijn en hieruit een effectievere oplossing voor iedere partij bedenken.

7. Voorkomen is beter dan genezen

Ervoor zorgen dat de kwestie zich niet herhaalt is van cruciaal belang. Je moet niet alleen een oogje in het zeil houden om te evalueren of jouw voorgestelde oplossing inderdaad effectief is gebleken, je moet ook beslissen over preventieve maatregelen die ervoor zullen zorgen dat een soortgelijk conflict zich niet nogmaals voordoet.

Je zou kunnen overwegen om wat aanpassingen te maken in de rollen van je teams als dit zou betekenen dat ze niet meer in elkaar’s vaarwater zitten. Zorg er alleen wel voor dat dit past bij hun behoefte. Je kunt je team ook voorzien van de juiste training en bronnen (zoals cursussen om bewustzijn over gelijkheid en verscheidenheid te vergroten) zodat zij de manier waarop zij reageren op verschillen kunnen verbeteren.

En als het nodig is kun je misschien een conflict resolutie beleid creëren waarbij een nultolerantie benadering voor slecht gedrag wordt vermeld. Dit moedigt werknemers aan om zorgen en klachten te rapporteren en geeft jou de kans om confrontaties aan te gaan voordat conflicten een eigen leven gaan leiden.

 

Meer informatie voor jou als ondernemer lees je onder andere in de volgende artikelen:

Vergeet niet om de rest van de Gazprom Energy blogs en nieuwsberichten te bekijken. Om meer te weten te komen over ons aanbod in zakelijke energie kun je daarnaast een bezoek brengen aan onze homepage of ons bellen op 0800-4297766.

De visies, meningen en standpunten die in dit artikel zijn opgenomen zijn enkel die van onze externe content-providers en vertegenwoordigen niet die van Gazprom Energy. De juistheid, compleetheid en geldigheid van uitingen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. Gazprom Energy stelt zich niet aansprakelijk voor fouten, weglatingen of representaties


Deel dit


Dit vind je misschien ook interessant….