Hoe verbeter je jouw zakelijke communicatievaardigheden?

Van standvastig zijn tot een luisterend oor bieden. We spraken Tim Holt over het verbeteren van verbale communicatie met werknemers, cliënten en klanten.

23 december 2019

We spreken Tim Holt, eigenaar van Plastic Card Services, een van de hoofd leveranciers van kunststof pasjes in Groot-Brittannië. Met zijn vele ervaring op zijn naam, spraken we Tim over het verbeteren van bedrijfscommunicatie en hadden we het onder andere over de waarde van assertiviteit, non-verbale communicatie en nog veel meer.

Om te beginnen, welke methodes en benaderingen kunnen ingezet worden om de band met zowel werknemers als klanten te versterken?

Communiceren is makkelijk, maar de meesten van ons doen het niet altijd goed. Zowel werknemers als klanten hebben vaak het gevoel dat ze niet over alle informatie beschikken. Als manager heb je de taak om beschikbare informatie op het juiste moment te delen. Tegelijkertijd is het ook voor klanten en werknemers van essentieel belang om hun informatie met jou te delen.

Je moet bedenken hoe je het liefst op de hoogte wilt worden gehouden. Bovendien moet je het communiceren van zowel goed als slecht nieuws op dezelfde manier benaderen. Slecht nieuws is vaak de oorzaak van miscommunicatie, simpelweg omdat mensen nu eenmaal niet graag slecht nieuws brengen.

Dit zorgt voor grotere problemen. Struisvogelpolitiek is nooit de juiste aanpak. Informatie,  goed of slecht, kun je het beste zo snel mogelijk delen zodat iedereen de kans krijgt om alles af te wegen.

Zakelijke communicatie gaat vaak over het schrijven van documenten, e-mails en pitches. Hoe kunnen we onszelf op deze gebieden verbeteren zodat we ervoor zorgen dat we alles uit onze schriftelijke communicatie halen?

Dit soort communicatie biedt de perfecte mogelijkheid om je bedrijf onder de aandacht te brengen, dus doe je bedrijf eer aan en grijp de kans om een solide professioneel aanbod te presenteren. Zorg ervoor dat deze boodschap wordt overgebracht door mensen die daadwerkelijk staan voor hetgeen zij presenteren.

Het gebruik van video’s, links naar websites en presentaties via verschillende platformen is in opmars. Bedrijven hebben zo de mogelijkheid om met een groot publiek te communiceren. Het is essentieel dat we alle beschikbare tools gebruiken om te communiceren, zodat we zoveel mogelijk mensen kunnen bereiken.

Hoe belangrijk zijn zaken als empathie en tact op het moment dat je met moeilijke situaties of onderwerpen wordt geconfronteerd op kantoor?

Empathie is bij moeilijke situaties altijd van belang bij het vinden van een oplossing. De mogelijkheid om je met de betreffende persoon te identificeren, hem te begrijpen en mee te kunnen leven met iedere moeilijke kwestie kan een uiteindelijke oplossing alleen maar ten goede komen. Het is nooit makkelijk als er sprake is van verwarrende omstandigheden. Het proberen te begrijpen van bepaalde zaken kan voor spanningen zorgen.

Uiteindelijk moeten moeilijke situaties opgelost worden om een harmonieuze werkplek zeker te stellen. Met duidelijk leiderschap vanuit management en besluiten die worden genomen met het oog op lange termijn, is dit wel degelijk haalbaar. Als je steeds iedereen tevreden wilt stellen, bereik je uiteindelijk het tegenovergestelde.

Toon empathie, kijk, luister en verplaats jezelf in de ander, neem uiteindelijk een duidelijke beslissing en leg uit hoe je tot dit besluit bent gekomen en waarom. Over het algemeen zou hierbij de fluwelen handschoen boven de hamer moeten worden verkozen. Maar, als het nodig is moet je er niet voor terug deinzen om een bepaalde kwestie heel direct te benaderen, zeker op het moment dat niks anders werkt. Zorg voor een procedure voor interne kwesties en zorg ervoor dat deze zo snel mogelijk worden opgelost, omdat ze anders voor nog grotere problemen kunnen zorgen.

Loont het om assertief te zijn in je bedrijfscommunicatie? Hoe onderscheidt zich dit van een overdreven dominante communicatie stijl?

Ja. De boodschap moet zodanig overgebracht worden dat het voor iedereen duidelijk is wat er van ze verwacht wordt. Als je vertrouwt op aannames, zal je iedere keer teleurgesteld worden. Daarom moet je communicatie duidelijk en beknopt zijn en aanzetten tot actie.

Als je assertief moet zijn, wees hier dan ook niet bang voor. Je zult er zo je redenen voor hebben om iets op dergelijke wijze te communiceren. Echter, overmatig dominante communicatie is geheel eenzijdig. Communiceren is een uitwisseling van standpunten en niet  het verkondigen van een eenzijdige overtuiging. Er is dus een wezenlijk verschil tussen beide manieren van communiceren.

Hoeveel aandacht moet worden besteed aan non-verbale communicatie zoals lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en tone-of-voice?

Tenzij je een expert bent in het lezen van lichaamstaal, is het waarschijnlijk dat je lichaamstaal interpreteert zoals ieder ander. Maar het letten op lichaamstaal kan je wel degelijk helpen bij het interpreteren van de woorden die gesproken worden. Emoties zoals irritatie, woede en blijdschap zijn bijvoorbeeld makkelijk te interpreteren en gezichtsuitdrukkingen en stemtoon spelen allemaal een rol in het begrijpen van wat er gecommuniceerd wordt.

Door bepaalde aannames lopen we mogelijk echte kansen mis in de zakelijke wereld. Hoe kunnen we op de juiste manier met deze aannames omgaan, zodat we de informatie krijgen die we zoeken?

Als je geen aannames doet, kun je ook niks mislopen toch? Nou, eigenlijk kan dit wel maar je geeft jezelf een betere kans om niks mis te lopen. Benoem waar je naar op zoek bent wat informatie betreft en vraag om hulp; mensen zijn blij om je te helpen als je het op de juiste manier benadert. Wees kritisch bij wat er wordt aangeboden. Degenen die dit doen, creëren betere zakelijke kansen voor zichzelf en voor hun bedrijf. Als je een bepaalde aanname onder de loep neemt, zorg er dan voor dat je relevante vragen stelt, en geen vragen die er niet toe doen. Wees ook niet bang om het aan te geven als je het antwoord niet begrijpt.

Onze dank gaat uit naar Tim voor zijn inzichtelijke antwoorden.

Om meer te weten te komen over ons aanbod in zakelijke energie kun je een bezoek brengen aan onze homepage of ons bellen op 0800-4297766.

De visies, meningen en standpunten die in dit artikel zijn opgenomen zijn enkel die van onze externe content-providers en vertegenwoordigen niet die van Gazprom Energy. De juistheid, compleetheid en geldigheid van uitingen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. Gazprom Energy stelt zich niet aansprakelijk voor fouten, weglatingen of representaties


Deel dit


Dit vind je misschien ook interessant….