Thuiswerken: een handleiding voor eigenaren van kleine ondernemingen

De COVID-19-pandemie is een van de grootste uitdagingen waarmee bedrijven tot nu toe te maken hebben gehad. Gebruik deze tips om je aan te passen aan het thuiswerken.

03 september 2020

Thuiswerken: een handleiding voor eigenaren van kleine ondernemingen

Hoewel voorspellingen en toekomstbestendigheid een onderneming kunnen beschermen tegen de meest voorkomende omstandigheden, is het huidige klimaat een situatie waar we nog nooit op deze manier mee te maken hebben gehad.

Er zijn maar weinig bedrijven, groot of klein, die over een lockdown- en pandemiestrategie beschikken. Eigenaren van kleine ondernemingen zullen zich dus snel en op efficiënte wijze moeten aanpassen om hun organisatie, financiën en hun team te beschermen.

Hoewel elk bedrijf zo zijn eigen unieke uitdagingen heeft, zijn er strategieën die bedrijfseigenaren kunnen implementeren om zichzelf en hun team te helpen om efficiënter vanuit huis te kunnen werken.

We hebben hier een korte handleiding uiteen gezet om eigenaren van kleine ondernemingen te helpen hun team en organisatie vanuit huis beter te managen.

Het implementeren van de juiste systemen.

Of je nu een toegewijde IT manager hebt, je IT verantwoordelijkheden uitbesteedt of zelf een dubbele rol beslaat als de-facto  IT expert: er zijn diverse systemen beschikbaar die geïmplementeerd kunnen worden om je te helpen je bedrijf op een zo normaal mogelijke manier te blijven runnen.

Effectieve en efficiënte systemen voor het delen van bestanden zijn essentieel voor de meeste bedrijven die op afstand werken; hierdoor zorg je ervoor dat teams hun bestanden, documenten en nog veel meer kunnen blijven delen zonder al teveel complicaties. DropBox, OneDrive en WeTransfer zijn allemaal solide, voordelige opties voor kleine ondernemingen- deze systemen helpen bij het verspreiden en organiseren van bestanden tussen verschillende locaties.

Communicatiehulpmiddelen staan ook hoog op de wensenlijst: je moet ervoor zorgen dat het bedrijf in contact kan blijven met alle teamleden, klanten, partners en belanghebbenden in deze ongekende tijden. Slack is een geweldig communicatieplatform om in contact te blijven met teams, ideeën te delen en tegelijkertijd wat bij te kunnen praten.

Slack heeft ook een optie voor videoconference, maar een speciaal platform zoals bijvoorbeeld Zoom zal voor de meeste zakelijke doeleinden de voorkeur hebben. Vergaderingen, webinars en conferentie gesprekken kunnen allemaal geregeld worden met deze app.

Zonder de mogelijkheid om persoonlijk ideeën uit te wisselen, is het een goed idee om een aantal tools voor projectmanagement en samenwerking te implementeren.  Asana, Jira en Basecamp kunnen allemaal ingezet worden om je team te helpen hun taken bij te houden en het risico op fouten te verkleinen.

Voor veel bedrijven kan VPN technologie ook van toegevoegde waarde zijn. Het team kan hierdoor anoniem gebruik maken van het web.  Dit betekent dat geografisch vergrendelde websites en bestanden toch toegankelijk zijn vanuit huis en het kan je helpen beschermen tegen foutieve hits op jouw website.

Communiceren met werknemers, klanten en partners

We hebben het al even gehad over de technologie die nodig is om in contact te blijven als het gehele team afzonderlijk van elkaar werkt, maar het is ook belangrijk om erop toe te zien dat hetzelfde communicatieniveau kan worden behouden. Velen van ons beschouwen het dagelijkse contact met collega’s als vanzelfsprekend en nemen niet de moeite om dit in stand te houden bij het werken op afstand.

Er zijn wat dingen die een onderneming kan doen om de communicatielijntjes te verbeteren.  Ten eerste zou een bepaald teamlid de taak toegewezen moeten krijgen ervoor te zorgen dat iedereen verbonden blijft. Een office manager zou de perfecte kandidaat voor deze taak kunnen zijn.

Jouw nieuw aangestelde teamcommunicatiemanager kan op allerlei manieren helpen bij het verbeteren van team moraal: regelmatige quizzen, samenwerkingen en grappige weetjes houden iedereen op een informele manier met elkaar verbonden. Het is ook van essentieel belang dat senior managers het team als geheel op de hoogte houden van de ontwikkelingen tijdens deze moeilijke periode.

Het is ook ontzettend belangrijk om klanten op de hoogte te houden van de activiteiten van het bedrijf tijdens deze periode. Voor veel bedrijven bieden sociale media het beste platform hiervoor.  Korte, regelmatige updates kunnen helpen om klanten ervan te verzekeren dat de onderneming zo effectief mogelijk werkt.

Directe mails gericht aan belanghebbenden kunnen dezelfde functie vervullen, maar dan op  formelere wijze; op deze manier kunnen moeilijkere vragen beantwoord worden en kan zoveel mogelijk transparantie geboden worden.

Het behouden van mentaal, fysiek en emotioneel welzijn

Als bedrijfsleider is het niet alleen jouw verantwoordelijkheid om jezelf  fit en gezond te houden, maar moet je ook een bron van inspiratie zijn voor het hele team. Daarom moet je het voortouw nemen bij het suggereren en belonen van positieve activiteiten. Van het instellen van herinneringen om voldoende water te drinken, gezonde tussendoortjes te eten en zoveel mogelijk te sporten tot het delen van jouw eigen sportroutine en gezonde recepten.

Deze gezonde gewoontes dragen niet alleen bij aan het mentale en fysieke welzijn van het team, ze zorgen er ook voor dat iedereen verbonden blijft en hun dagelijkse leven met elkaar kan delen. Dit zorgt er mede voor dat gevoelens van isolatie en onrust binnen het team kunnen worden verminderd.

Houd regelmatig contact met alle teamleden en moedig teamleiders aan hetzelfde te doen. Nogmaals, dit zorgt ervoor dat het gevoel van isolatie binnen het team wordt verminderd en kan allerlei zaken blootstellen die mogelijk voor problemen zouden kunnen zorgen nog voordat ze uit de hand lopen.  Daarbij willen veel mensen gewoonweg weten dat hun managers en directeuren hen als mens waarderen en oprecht om hen geven.

Opgedane lessen en het aannemen van efficiënte thuiswerk procedures

Er komt een tijd dat personeel wereldwijd weer terug zal kunnen keren naar hun kantoor en werkplekken; het oppakken van de normale gang van zaken zal dan beginnen. Veel eigenaren van kleine ondernemingen zullen er dan op gericht zijn om zo snel mogelijk alles weer zo normaal mogelijk te laten verlopen.

Er ligt hier echter wel een kans voor kleine ondernemingen om de voordelen die het thuiswerken met zich meebracht te identificeren en vast te stellen of het de moeite waard zou zijn om deze noodprocessen op de lange termijn te implementeren. Dit zou eenvoudigweg kunnen betekenen dat bepaalde teamleden van huis mogen blijven werken (parttime of fulltime), maar het zou ook kunnen betekenen dat de samenwerkingstools die door het hele bedrijf worden gebruikt geheel omgegooid worden.

De COVID-19 pandemie zou door bedrijfseigenaren als kans benut kunnen worden  om te identificeren wat voorheen gewerkt heeft en wat beter zou kunnen.  Dus, in plaats van terugkeren naar hoe het was, kunnen ze ervoor zorgen dat de zaken beter worden geregeld.

Als de lockdown voorbij is en je team weer op kantoor kan samenkomen, vraag jouw medewerkers dan welke elementen van het thuiswerken ze waardeerden en wat hiervan opties voor de lange termijn voor het bedrijf  zouden kunnen zijn.

Als de rust is wedergekeerd en je werk niet meer wordt beïnvloed door externe factoren- bekijk dan je eigen prestaties kritisch en bedenk hoe jij kunt helpen bij het aanpassingsvermogen van je bedrijf. Je kunt er dan aan werken om je bedrijf flexibel genoeg te maken om in de toekomst met soortgelijke grote, wereldwijde zaken om te gaan.

Hoewel iets als de situatie omtrent COVID-19 misschien tijdens ons leven niet meer gebeuren,  niemand heeft dit kunnen voorzien, loont het om voorbereid te zijn.

Vond je dit interessant? Vergeet niet de rest om de rest van onze blog- en nieuwsartikelen te bekijken. Of ga voor meer informatie over ons aanbod van zakelijke energie naar de homepage of bel ons vandaag nog op 0800-4297766.

De visies, meningen en standpunten die in dit artikel zijn opgenomen zijn enkel die van onze externe content-providers en vertegenwoordigen niet die van Gazprom Energy. De juistheid, compleetheid en geldigheid van uitingen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. Gazprom Energy stelt zich niet aansprakelijk voor fouten, weglatingen of representaties.


Deel dit


Dit vind je misschien ook interessant….