Vooronderzoek naar een toekomstige leverancier: hoe kun je dit makkelijk en efficiënt regelen?

14 december 2018

Leveranciers die betaalbaar zijn en voldoende voorraad hebben, zijn niet moeilijk te vinden. Maar het is vooral belangrijk om met mensen te werken die legitiem en betrouwbaar zijn. Corruptie wordt steeds meer en beter tegen gegaan; fikse straffen en een toename van fondsen voor organisaties die helpen bij het ontmantelen van corrupte handel, dragen hieraan bij.

Gedegen vooronderzoek is  een heel belangrijk onderdeel van het runnen van een onderneming. Hier gaan we wat verder in op de verschillende factoren die een rol spelen bij het uitvoeren van vooronderzoek zodra je nieuwe leveranciers gaat selecteren.

Wat houdt zo’n vooronderzoek precies in?

Simpel gezegd bedoelen we met vooronderzoek alle noodzakelijke stappen die een onderneming moet nemen om zijn zakelijke partners daadwerkelijk te leren kennen. Hierbij komen verschillende zaken kijken, zoals het stellen van de juiste vragen om erachter te komen of een partij, bestaand of nieuw, eerlijk en legitiem is. Hiermee kun je jezelf ervan verzekeren dat een mogelijke partij geen corrupte betalingen zal doen en op een betrouwbare, legale manier te werk zal gaan.

Dit proces is niet zaligmakend; je kunt erg gedegen te werk gaan, maar wij willen je hierbij vooral de juiste richting wijzen. Algemeen gezegd is de hoeveelheid werk die je steekt in een vooronderzoek afhankelijk van een aantal factoren, zoals opgedane ervaring, de grootte van de transactie, budget, beschikbare bronnen en tijd. Je kunt nu eenmaal niet alles te weten komen over een onderneming. Maar je kunt wel genoeg kennis vergaren zodat toekomstige risico’s beperkt zullen blijven; dit is belangrijk en wordt dan ook aanbevolen.

Je kunt het ook overdrijven, en teveel onderzoek willen doen. Het is verstandig om pragmatisch te zijn, maar als je teveel vragen stelt, loop je het risico dat de andere partij zich beledigd zal voelen waardoor zij ervoor kiezen niet met jou in zee te gaan. In zo’n situatie belandt je in een ‘analysis paralysis’ en staat de boel stil. Een transactie vertraagt en de andere partij zou hierdoor in kunnen gaan op een aanbod van de concurrentie. Tijd en vertrouwen moeten op dusdanige manier in balans zijn dat een gepast onderzoek binnen een bedrijf kan plaats vinden.

Waarom moet ik vooronderzoek doen?

Het komt hier op neer; gedegen en gepast vooronderzoek helpt fraude te voorkomen, het draagt bij aan het nemen van juiste beslissingen en het verzekert een soepele samenwerking met jouw onderneming. Het geeft je een duidelijk beeld van degene met wie je zaken doet,  je komt erachter of jullie ethisch gezien vergelijkbaar zijn en het beperkt het risico dat er wetten worden overtreden.

De term zelf impliceert vergaand onderzoek naar alle relevante aspecten van een onderneming of partij in het verleden, heden en de toekomst. Dit alles geeft je een duidelijke indicatie van het belang van het proces als geheel.

 

Hoe kan ik het beste te werk gaan?

Als je eenmaal de partij met wie je wilt samenwerken hebt geïdentificeerd, kan je vooronderzoek beginnen.

Check zakelijke registraties en publieke documenten

Als de partij waarmee je zaken wilt doen een bedrijf is, kun je bij de Kamer van Koophandel een hoop informatie vinden. Deze informatie kun je dan vergelijken met wat je al weet zodat je kunt zien of de informatie overeenkomt.

Voor leveranciers in Europa met een BTW nummer kun je controleren of hun BTW nummers wel legitiem zijn.

Bevestig handelsaccreditaties

Als jouw leverancier of producent een kwaliteitskeurmerk heeft, lees dan wat hun plichten zijn richting jou en welke service zij als gevolg moeten bieden. 

Vertrouw op je ‘onderbuik gevoel’

Soms moet je gewoon varen op je instincten. Tijdens een vooronderzoek naar een partij kunnen er tekenen zijn, al dan niet concreet, die je een duidelijk idee geven van degene met wie je misschien in zee gaat.

In hun brochures kan de  leverancier vermelden hoe lang de onderneming al bestaat. Het aantal jaar kan ofwel vertrouwen of twijfel scheppen, afhankelijk van het aantal, maar het is een goede indicatie van legitimiteit.

Kijk ook naar de registratie details van de domeinnaam; deze moet op naam staan van de betreffende onderneming. Als de domeinnaam op naam staat van een individu of als het adres verschilt van het adres op de website, moet je dit zien als een mogelijke waarschuwing.

Schroom er niet voor om de leverancier te bellen; je kunt  veel opmaken uit een persoonlijk gesprek. Vraag ze naar hun handels geschiedenis, en naar de manier waarop zij zaken doen en ook naar hun leverings- en retour beleid. Vraag naar de producten die zij verkopen; ze moeten hun dienstverlening en producten kunnen dromen. Als je ze belt en er wordt niet opgenomen, is dit waarschijnlijk geen goed teken.

Als je leverancier dichtbij gevestigd is,  is het zeker een aanrader om kennis te gaan maken in hun magazijn/kantoor. Persoonlijk contact is een goede manier om een idee te krijgen van de manier waarop zij zaken doen.

Spreek andere klanten

Soms kun je de recensies op de website van een leverancier niet volledig vertrouwen- mensen kunnen nep accounts aanmaken en zo lovende recensies plaatsen. Met het idee dat ze hiermee wegkomen. Waar mogelijk kun je vragen of je de betreffende personen mag spreken zodat je hun meningen kunt bevestigen. Vraag door op hun omgang met toekomstige leveranciers om erachter te komen of ze een goede match zijn.

Je kunt ook een snelle Google search doen; hier vindt je zeker ook wat informatie. Je kunt zelfs een aantal leveranciersfora tegenkomen; perfecte bronnen met beoordelingen en ervaringen. Hoewel de informatie subjectief is, geeft het je toch een idee van hoe een leverancier te werk gaat.

Vraag om samples

Op deze manier kun je de kwaliteit van hun goederen beoordelen en tegelijkertijd een idee krijgen van het bestel- en verzendproces. Verliep het proces soepel en werden de goederen tijdig geleverd? Dat is een goede indicatie van de manier waarop zij te werk gaan.

Blijf op de hoogte

Vergeet niet dat ondernemingen veranderen. Het is daarom ook belangrijk om verdere beoordelingen in de gaten te houden en vast te stellen of jouw eerdere onderzoek nog overeenkomt met de huidige gang van zaken bij jouw leverancier. Abonneer je op de beoordelingen zodat je potentiële problemen voor kunt blijven, zodat jouw onderneming zo min mogelijk risico loopt.

Een doorlopende, proactieve aanpak wat onderzoek betreft zal je helpen je onderneming te beschermen, zowel op de korte als de lange termijn- waardoor jij weer wat meer gemoedsrust hebt.


Als je dit een behulpzaam artikel vond vergeet dan niet om de rest van onze blogs te lezen. Je kunt een aantal artikelen vinden via de volgende links: 


Vond je het leuk om dit artikel te lezen? Vergeet dan niet om de rest van de Gazprom Energy blogs en nieuwsberichten te bekijken. Om meer te weten te komen over ons aanbod in zakelijke energie kun je daarnaast een bezoek brengen aan onze 
homepage of ons bellen op 0800-4297766.

De visies, meningen en standpunten die in dit artikel zijn opgenomen zijn enkel die van onze externe content-providers en vertegenwoordigen niet die van Gazprom Energy. De juistheid, compleetheid en geldigheid van uitingen in dit artikel zijn niet gegarandeerd. Gazprom Energy stelt zich niet aansprakelijk voor fouten, weglatingen of representaties.


Deel dit


Dit vind je misschien ook interessant….